Il Progetto
I Programmi di Gestione per Officine e Concessionari, nella quasi totalità dei casi, sono prodotti
che risolvono egregiamente tutte le necessità operative e funzionali del lavoro di riparazione, della gestione dei ricambi e delle garanzie, ma non sono stati creati per la gestione amministrativa e fiscale.
Spesso si appoggiano ad altre procedure esterne che frammentano la gestione che segue al lavoro di Officina e lo rendono a volte anche “tortuoso”.
In seguito ad una importante collaborazione con il Gruppo GNS, è stato creato il collegamento tra i Prodotti FILAKS-Plus e DMS.
Descrizione della Soluzione
Il cliente gestisce l’operatività di Officina/Concessionario con il programma specifico sino alla consuntivazione e fatturazione delle commesse. Questa è una fase essenziale per la gestione dell’officina e per tutti i processi di riparazione (siano essi in garanzia che fuori) e la gestione dei ricambi. Una volta terminata la Consuntivazione della Commessa viene emesso, sempre da FILAKS PLUS, un documento finale che rappresenta la fattura vera e propria.
A questo punto il lavoro su FILAKS PLUS prosegue direttamente su Arca Evolution tramite una semplice e veloce importazione dei documenti finali (fatture) e di tutti i codici di magazzino coinvolti. Tale procedura accede direttamente al Database dei Programma FILAKS PLUS tramite un connettore creato apposta da GNS. per l’interfacciamento.
Prima della importazione, viene fatto un controllo della coerenza e sulla completezza dei dati presenti nei documenti FILAKS PLUS, tramite una tabella di facile lettura che:
- presenta segnalazioni “multicolore” in base al tipo di problema riscontrato;
- permette di importare tutti i documenti o selezionare i documenti da importare;
- controllare le righe dei documenti in importazione con i singoli codici di magazzino/prodotto;
- impedisce di importare più di una volta il singolo documento;
Inoltre, è possibile reimportare qualsiasi documento, cancellandolo preventivamente su Arca Evolution.
Le fasi successive vengono gestite integralmente da Arca Evolution, tra le quali l’emissione della fattura elettronica, la sua contabilizzazione automatica, la gestione dello Scadenziario, l’acquisizione delle fatture elettroniche di Acquisto (tramite l’hub messo a disposizione da WKI), la loro contabilizzazione automatica, la gestione delle Ritenute di Acconto Fornitore, i vari adempimenti fiscali, la gestione dei Cespiti e molto altro sino ad arrivare al Bilancio ed alla sua riclassificazione.
Tutte queste funzionalità vengono poi integrate da una moltitudine di moduli disponibili in Arca Evolution.
Importazione a livello di Commessa.
Sebbene sia assolutamente consigliato di acquisire da FILAKS le Fatture e Note di accredito da FILAKS, per motivi di impostazione dei corretti conti di scarico collegati da FILAKS agli articoli e al tipo di commessa, nel caso in cui l’officina preferisca eseguire la fatturazione direttamente su Arca Evolution, il connettore permette un interazione a livello di commessa. Ossia il cliente può scegliere se acquisire i dati dagli Archivi FILAKS direttamente dalle Commesse FILAKS, ottenendo in Arca documenti di tipo Ordine (tipicamente OVC) dai quali potrà ottenere poi le fatture le Fatture usando direttamente i flussi e gli standard di Arca Evolution (prelievo documenti, ecc.). Questo tipo di importazione, così come quella a livello di fattura, interagisce direttamente con il Database di FILAKS, per mezzo di una “View” (vista) messa a disposizione dalla GNS ed acquisisce tutti gli elementi disponibili da FILAKS su OVC, che poi saranno utili per la successiva migrazione in Fatture elettroniche.
Analogamente alla funzionalità di import Fatture, l’importazione delle Commesse presenta una griglia a video con le varie commesse non ancora acquisite e la possibilità di ispezionare anche le singole righe interne per eventuali rettifiche da operare direttamente su FILAKS. Questo per ottenere già documenti ottimizzati in Arca Evolution e pronti da fatturare.
Ovviamente questa funzionalità, oltre al gestire i flussi di consuntivazione e fatturazione direttamente con Arca Evolution, permette di poter mantenere e consultare in qualsiasi momento le commesse e le relative evasioni di documenti (flusso documentale).
Possibilità e ampliamenti.
Il prodotto cosi come concepito è funzionante presso molte officine è da considerarsi completo, tuttavia vi potrebbero essere una serie di ulteriori importazioni da effettuare ed integrare nel prodotto crete ad hoc per le eventuali esigenze di ogni singola realtà.